Mi az a SharePoint?
Zavar a különféle dokumentumok nagy száma és az adminisztratív feladatok ügyhátránya a cégednél? Ebben az esetben segítségedre lehet a Microsoft SharePoint telepítése, amely maximális sebességgel beindíthatja a belső vállalati folyamatokat. Mire képes a SharePoint, és honnan lehet beszerezni?
Mi az a SharePoint? - TARTALOM
- A SharePoint története
- A Microsoft SharePoint legfontosabb jellemzői
- Mire szolgál a SharePoint Designer?
- A SharePoint ára és beszerzése
A SharePoint története
Ha nem vagy tapasztalt rendszergazda, akkor a SharePoint nagy valószínűséggel nem mond neked semmit. Ennek ellenére az első verzióját a Microsoft már 2001-ben kiadta. A kezdetektől fogva platformként szolgál a vállalati intranet, a dokumentumkezelés vagy a különböző munkafolyamatok kezeléséhez.
Természetesen a szolgáltatás első bevezetése óta minden funkció jelentős fejlődésen ment át. Nagy mértékben megváltozott a gondolkodásmód és az egész alkalmazás általános használata is. Eredetileg a SharePoint tisztán on-premise (helyben telepített) megoldás volt. Tehát a vállalatnak volt egy erre a célra szánt szervere, megfelelő hardverteljesítménnyel és nagy adattárolóval, amin minden működött. Az idők folyamán azonban magas fokú összefonódás mutatkozott a különféle kommunikációs platformok között, valamint igény támadt a dokumentumok megosztásának képességére például a külföldi üzleti partnerekkel vagy fióktelepekkel. Ezért fokozatosan jelent meg a SharePoint Online, amelyet teljes mértékben a Microsoft szerverein tárolnak, és amelyhez a Microsoft 365 előfizetés révén biztosított a hozzáférés.
A Microsoft SharePoint 2010
A SharePoint 2010 jelenleg a SharePoint egyik legrégebb óta támogatott kiadása, amely azonban 2020-ban lejár. Számos fejlesztés és újítás jellemezte, amelyeket a megjelenésekor igen nagyra értékeltek, beleértve a menüszalag (ribbon) megjelenését, az oldal drag-and-drop módszerrel történő szerkesztését, a jobb betűformázást vagy a dokumentumok szerkesztésének lehetőségét az Office Web Applications használatával. Vagyis anélkül, hogy az Office-alkalmazásokat közvetlenül a számítógépre kellene telepíteni.
A Microsoft SharePoint 2013
A SharePoint 2013 teljes támogatásának végét 2023. 04. 11-re tervezik, így sok vállalatnál még egy ideig örömmel fogják azt használni. Újdonság volt az átdolgozott felület, amely a Microsoft többi alkalmazásához hasonlóan a csempe felület irányába mozdult el. Fontos változás az is, hogy a SharePoint stílusán külső gyártók termékeivel is lehet módosítani. A közösségi funkciók is kibővültek, így a felhasználók saját blogokat is létrehozhattak, amelyre mások reagálhattak.
A Microsoft SharePoint 2016
2016 elején megjelent a SharePoint frissített verziója, összeszedtük azokat a minimális hardverkövetelményeket, amelyek érdekesek lehetnek számodra. 24 GB RAM, 4 magos CPU, 80 GB a rendszerlemezen és 100 GB a második lemezen az eseménynaplózáshoz. Természetesen ez inkább a kevésbé igényes használatra vonatkozik, és általában a SharePointra mindig is úgy tekintettek, mint a szerverigény szempontjából az egyik legigényesebb alkalmazásra.
Sok új szolgáltatás jelent meg a SharePoint 2016-ban is. Például ismét módosították a felső vezérlőpultot, amelyet egységesítettek az Office 2016-tal. Emellett a rendszeres tevékenységek egyszerűsítése érdekében számos billentyűparancsot is hozzáadtak. Ebben a változatban már lehetőség van a helyi menü előhívására is, ha jobb gombbal egy elemre kattintasz a dokumentumtárban. Természetesen sok felhasználó mobiltelefonról éri el a SharePointot, ezért a Microsoft keményen dolgozott egy mobilalkalmazás használatán.
A Microsoft SharePoint 2019
Ez a legújabb on-premise verzió, amelyre a meglévő SharePointok fokozatosan áttérnek. Vagyis, ha a szervezeted nem szeretne közvetlenül a felhő felé haladni.
A SharePoint 2019 számos változáson ment keresztül a design tekintetében, amelyek közelebb viszik a teljes felületet a Microsoft 365 alkalmazásokhoz. A modern felhasználó tehát úgy érezheti magát, mint hal a vízben. Számos új funkció áll rendelkezésre az egyes oldalakhoz vagy fájlkönyvtárakhoz is. Nagy előrelépés, hogy akár 15 GB fájl tárolására is képes. A keresés jelentős változáson ment keresztül, amelynek során az eredmények már gépelés közben is megjelennek. Külön érdekesség, hogy a Sharepoint 2019 mostantól indexálható, valamint a képeken lévő feliratok és tárgyak elérhetővé tehetők a kereséshez. Az olyan képek, amelyeken grafikon látható, célzottan megtalálhatók a grafikonok keresésével. Nagy előnye, hogy ez a funkció még a kézzel írott feliratoknál is tökéletesen működik.
A Microsoft SharePoint legfontosabb jellemzői
Világszerte több százezer vállalat dolgozik a SharePoint alkalmazással, így olyan funkciók egész sora áll rendelkezésre, amelyeket a megvásárolt rendszeren belül működtethetsz. Nézd csak meg a legfontosabb funkciók összefoglalását.
- A vállalati dokumentumok átfogó tárolása, beleértve a felhasználói jogok szerinti verziószámozás vagy hozzáférés engedélyezését.
- A munkafolyamatok (workflow) egyszerűsítése az egyes követelmények állapotának figyelemmel kísérésével = a korábban papír alapon zajló folyamatok digitális átalakítása.
- Zökkenőmentes csatlakoztatás a Microsoft Office alkalmazásokhoz.
- A platform nyitottsága lehetővé teszi a könnyű kapcsolódást más alkalmazásokhoz és rendszerekhez.
- Viszonylag könnyen használható a feladatfeldolgozás kezelése, a különféle helpdeskek, a szerződés nyilvántartás, a részvétel követés vagy az adatpostafiókok fogadása és küldése.
Mire szolgál a SharePoint Designer?
Speciális szerkesztéshez használd a SharePoint Designer alkalmazást. Ennek köszönhetően pontosan a saját igényeidnek megfelelően alakíthatod ki a SharePoint programot. Ahogy a SharePoint webes szolgáltatások minden típusú és méretű vállalkozás igényeihez alkalmazkodni tudnak, rövid időn belül egyre összetettebbé válnak. Míg korábban dokumentumok, tennivaló listák és tervek tárházaként használták, mára rendkívül dinamikus, tartalomban gazdag, üzleti folyamatokra orientált webes felületté vált.
A SharePoint Designer használatra kész tevékenységeinek átfogó könyvtárával különféle forgatókönyvek érhetők el a dokumentumok vagy az egyes elemek kezelésére vonatkozóan. Érdekes például más rendszerek lekérdezésével automatikusan kiszámítani vagy kiegészíteni az értékeket. Például bérszámfejtési rendszer vagy könyvelés esetén. A workflow segítségével automatizálhatod a különféle rutinműveleteket és időt takaríthatsz meg. Például néhány metaadat automatikus beillesztésével vagy egy jóváhagyásra váró dokumentum feletteshez történő mentésével.
A SharePoint nagy előnye, hogy sok tanácsadó cég létezik, amelyek már számtalan olyan funkcióval rendelkeznek, amelyek azonnal telepíthetők a te környezetben is. Például az adatpostafiókok átfogó kezelése, amely szinte azonnal telepíthető. Az adatüzenetek terjesztése magától értetődő, amely történhet automatikusan, vagy a felhasználó által meghatározott szabályok alapján. A feldolgozás után az adatüzenetek egy strukturált archívumban tárolhatók, és csak az erre jogosult személyek férhetnek hozzá. Az alkalmazás gyakorlatilag korlátlan számú adatpostafiók kezelését kínálja. Ezután minden funkció a megszokott webes szolgáltatásokon keresztül érhető el, ami lehetővé teszi a megoldás integrálását más rendszerekbe.
A SharePoint ára és beszerzése
Körülbelül 2 millióért megvásárolható egy licenc a SharePoint Server 2019-hez on-premise környezetben. Szükség van azonban CAL licencek hozzáadására a felhasználók számának függvényében és természetesen magára a fizikai szerverre is. Kezdeti beruházásként egy körülbelül 6,5 millió forintos összegre kell számítani. Ez nem kevés, de a vállalat számára nagy megtakarítási lehetőségekkel kecsegtet. Például a munkafolyamatok javításával több irodai pozíció szabadulhat fel, vagy átirányíthatod más feladatokra az alkalmazottakat.
Azonban az előnyben részesített lehetőség a SharePoint felhő környezetben történő beállítása. Ez a változat SharePoint Online néven ismert, és része a Microsoft 365 (korábban Office 365) vállalati verziónak. Ha azonban csak magát a SharePointot szeretnéd, akkor a kezdeti befektetés minimális. Természetesen számolni kell egy rendszeres havidíjjal, amely felhasználónként 4,2 eurónál kezdődik.
A Microsoft SharePoint internetes portálként és közösségi hálózatként szolgál a belső hírcsoportok, a csapat weboldalak és blogok számára, így sokkal könnyebbé válik az irodán kívüli munkavégzés. Ezenkívül kiterjedt szolgáltatásokkal büszkélkedhet a dokumentumkezelés vagy az üzleti folyamatok szervezése terén. Ha digitalizálni szeretnéd vállalkozásodat, a SharePoint megfelelő segítség lehet ebben számodra.
